教育信息化中心教学仪器设备、耗材管理工作指南

一、仪器设备采购及报账程序
(一)采购申请程序
1、申请部门提出申请,填写《仪器设备采购申请表》,部门负责人签字后,根据设备性质和金额依照《仪器设备管理办法》的要求由主管领导审批后,报送资产管理部门审核,经相关主管领导审批。
2、审批通过后,必须由采购中心统一采购的由采购中心执行,申请部门可派人参与。其它可由采购中心委托申请部门采购,采购中心安排专人参与。
(二)先到货后付款报账程序:
1、对到货仪器设备进行验收,填具或取得“验收单”。未办理验收手续的仪器设备,财务处一律不予报账。
2、根据“验收单”填写“固定资产管理卡”,在填写卡片时,设备编号暂不填写,仪器设备名称要规范,要与实物相吻合,要填写全称,不能填简称。
3、持“验收单”、购货合同正本、单台或成套价值在5万元以上仪器设备的技术资料等到院办档案室办理购货合同和技术资料存盘手续。
4、在办理了合同、技术资料归档或签收手续后,持“验收单”、购货合同副本或复印件等凭据到综合管理资产管理科补充、完善“固定资产管理卡”,领取固定资产标签。
5、及时将固定资产标签粘贴在相应的仪器设备上,及时将“固定资产管理卡”在“固定资产卡片登记簿”上进行登记。
6、持经费本及 “验收单”、签章齐全的发票等凭据到财务处会计科办理报账及付款手续。
(三)先付款后到货报账程序
1、持经费本、购货合同、手续完备的“借款单”等凭据到财务处会计科办理借付款手续。
2、对到货仪器设备进行验收,填具或取得“验收单”。
3、持“验收单”、购货合同正本、单台或成套价值在5万元以上仪器设备的技术资料等到院办档案室办理购货合同和技术资料存盘手续。
4、办理了合同、技术资料归档或签收手续后,持“验收单”、购货合同副本或复印件等凭据到实验实训中心资产管理科去补充、完善“固定资产管理卡”,如仪器设备编号、卡号,领取固定资产标签。
5、及时将固定资产标签粘贴在相应的仪器设备上,及时将“固定资产管理卡”在“固定资产卡片登记簿”上进行登记。
6、持 “验收单”、签章齐全的发票等凭据到财务处会计科办理报账手续。
二、仪器设备报损报废及销账程序
1、仪器设备使用单位(部门)提出报损报废申请,填写“固定资产报损报废申请审批表”。
2、实验实训中心对报损报废仪器设备进行调查、组织专家进行技术鉴定,提出鉴定和处理意见。对确定要报废的仪器设备及时进行查封或收回处理。
3、持经批复的“固定资产报损报废申请审批表”等凭据和相应的“固定资产卡片”到实验实训中心资产管理科办理明细账销账和“固定资产卡片”注销手续。
4、实验实训中心资产管理科持 “固定资产报损报废申请审批表”等凭据到财务处会计科办理总分类账销账手续。
三、仪器设备内部调拨及调账程序
1、由需求单位提出申请,经实验实训中心同意,填写“固定资产内部调拨单”。
2、办理实物资产和卡片的交接手续。
3、持“固定资产内部调拨单”到实验实训中心资产管理科办理固定资产明细账调账手续。四、闲置不用仪器设备对外转让及销账程序
1、仪器设备使用单位(部门)或实验实训中心提出转让申请,填写“固定资产对外转让申请审批表”。
2、有关部门提出意见后,报主管院领导审批。
3、持经批复的“固定资产对外转让申请审批表”等凭据和相应的“固定资产卡片”到实验实训中心资产管理科办理明细账销账和固定资产卡片注销手续。
4、实验实训中心资产管理科持 “固定资产对外转让申请审批表”等凭据到财务处会计科办理总分类账销账手续。五、耗材及低值用品采购及报账程序
1、一般耗材及低值用品的采购按照《耗材及低值用品管理办法》和相关财务制度执行
2、特殊耗材和低值用品如计算机配件等参照相关仪器设备采购领用办法执行。设备零配件更换应交回原件。
3、特殊耗材和低值用品报帐应凭经过审批的采购申请表和实验实训中心的验收单方可办理。六、仪器设备维修及报账程序
1、仪器设备经实验实训中心持服人员诊断确需维修的由设备所在部门填写《江苏经贸职业技术学院仪器设备维修申请表》。
2、如属人为损坏需追究赔偿责任或其它需要维修费用的情况由实验实训中心意见后,申请部门凭申请表办理相关审批手续。
3、手续完备后由实验实训中心安排专人修理。
4、学院内不能自己维修的,可由申请部门送到实验实训中心指定的维修部门维修,也可由申请部门自行联系维修部门,经实验实训中心同意后凭审批后的申请表送修。
5、维修费用的报帐应凭经过审批的采购申请表和实验实训中心的确认签字方可办理。
七、仪器设备借用工作流程
1、在不影响正常实验教学的情况下,院内实验(训)室之间、部门之间可互相协商,办理仪器设备借用手续。借用实验中心设备由申请部门填写《仪器设备借用申请表》,经相关部门领导批准后借用。借用仪器设备从事经营性活动或学院教学管理计划外的活动可根据有偿使用和保值增值的原则按学院相关规定在实验实训中心办理相关手续并交纳一定费用
2、外单位向我院借用仪器设备,必须在不影响正常工作的前提下方能同意借出,借用期限一般不超过一个月。凡已安装的固定设备及精密、贵重、稀缺的仪器设备均不得外借。特殊情况须经院领导批准方可借用。并按下列规定办理:
1、外单位洽借仪器设备,须携带单位正式介绍信,向实训中心联系,经征得使用单位和实验实训中心同意后,方可办理借用协议。其他各单位不得自行向校外单位出借。
2、借出单位必须当面向借用人交代仪器设备完好、精密状况及使用注意事项,归还时必须当面详细验收。若有损坏,借用单位必须负责修理,并要保证修复不影响原质量。若损坏严重或不能修复,应赔偿同型设备;确有困难时,经院领导同意后,双方可协商按质论价赔偿。
3、出借的仪器设备,借出单位应按时催还。借用单位应按规定交纳折旧费用(每天按原价的千分之五)。与学校有协作关系的单位,可酌情研究处理